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Habeas Data · Ley 1581 de 2012

Política de Tratamiento de Datos Personales

Conozca cómo NEXTCOM SOLUTIONS S.A.S. recolecta, usa, protege y trata sus datos personales, y cómo ejercer sus derechos como titular.

NEXTCOM SOLUTIONS S.A.S. (en adelante, “NEXTCOM”), en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a toda la información personal que recolecta y trata a través de su sitio web nextcomsol.com, sus canales de atención y el desarrollo de sus actividades comerciales.

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2), la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos personales.

3. Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
  • Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil o a la profesión.
  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud o los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
  • Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, NEXTCOM.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
  • Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

NEXTCOM aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos personales que recolectamos

  • Formulario de contacto del sitio web: nombre completo, empresa o entidad, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, servicio de interés y el mensaje que usted nos envíe.
  • Canales de atención: datos que nos suministre por WhatsApp, correo electrónico, llamadas o reuniones.
  • Clientes, aliados y proveedores: datos de identificación y contacto de representantes y personas de enlace, y la información necesaria para la gestión contractual, la facturación y los pagos.
  • Candidatos: información contenida en hojas de vida enviadas voluntariamente.
  • Datos técnicos de navegación: dirección IP, utilizada de forma temporal para prevenir envíos automatizados (spam) en el formulario, y cookies técnicas o de preferencia (por ejemplo, el idioma seleccionado).

A través del sitio web NEXTCOM no solicita datos sensibles. En caso de que llegue a requerirlos para una finalidad específica, informará al titular que no está obligado a suministrarlos y solicitará su autorización expresa.

6. Finalidades del tratamiento

  1. Atender y responder solicitudes de información, asesoría, diagnóstico o cotización realizadas por los canales de contacto.
  2. Elaborar y presentar propuestas técnicas y económicas, incluidas las relacionadas con procesos de contratación pública y privada.
  3. Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con clientes, aliados y proveedores.
  4. Prestar los servicios contratados, brindar soporte técnico y hacer seguimiento a la calidad del servicio.
  5. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de facturación electrónica.
  6. Enviar información comercial sobre nuestras líneas de negocio, eventos y novedades, cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibirla.
  7. Realizar encuestas de satisfacción y análisis para mejorar nuestros servicios.
  8. Garantizar la seguridad del sitio web y de nuestros sistemas, y prevenir fraudes o usos indebidos.
  9. Adelantar procesos de selección de personal, cuando el titular envíe su hoja de vida.
  10. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Los servicios de NEXTCOM están dirigidos a organizaciones y no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Cuando excepcionalmente se traten, se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
  • Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante NEXTCOM.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

9. Autorización del titular

NEXTCOM solicita la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por medios que permitan su consulta posterior: la casilla de aceptación del formulario del sitio web, documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos o conductas inequívocas del titular. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

10. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales está a cargo del área administrativa de NEXTCOM, a través de los siguientes canales:

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que contenga: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección o correo de notificación y los documentos que desee hacer valer.

  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Transmisión y transferencia de datos

Para operar el sitio web y nuestros canales de comunicación utilizamos proveedores tecnológicos (alojamiento web, correo electrónico y mensajería) que pueden almacenar información en servidores ubicados dentro o fuera de Colombia. En estos casos, NEXTCOM actúa como responsable y exige a dichos proveedores, en calidad de encargados, niveles adecuados de protección y el cumplimiento de esta política, conforme a los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012. NEXTCOM no vende ni cede los datos personales de los titulares a terceros.

13. Seguridad de la información

NEXTCOM adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo controles de acceso, actualización de plataformas, copias de seguridad y protección del formulario web contra envíos automatizados.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web utiliza cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y rendimiento, y cookies de preferencia, como la que recuerda el idioma seleccionado. Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar las cookies; sin embargo, algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.

15. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cumplidas estas, serán suprimidos de nuestras bases de datos, salvo que exista un deber legal de conservarlos.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando NEXTCOM se encuentre en los supuestos de obligatoriedad establecidos por la normativa vigente, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Modificaciones de la política

NEXTCOM podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a los titulares a través del sitio web nextcomsol.com antes de su implementación.

18. Vigencia

La presente política rige a partir del 30 de septiembre de 2026 y las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se requieran para las finalidades aquí descritas.

Aviso de privacidad

NEXTCOM SOLUTIONS S.A.S., NIT 902111033-1, domiciliada en Bogotá D.C., como responsable del tratamiento de datos personales, informa que los datos que usted suministre serán tratados para atender sus solicitudes, gestionar la relación comercial y contractual, prestar nuestros servicios y enviarle información comercial cuando lo haya autorizado. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar la autorización, escribiendo a nextcomsolutions@fusgasystemsandtechnology.com. Consulte aquí la política completa.

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